“A Secretaria-Geral tem tido, igualmente, um papel central na gestão do site do Mi-
nistério das Finanças e da Administração Pública e uma função com crescente importância no que se refere à gestão do acervo documental deste Ministério.” (excerto do discurso proferido em 2010-09-03 pelo Sr. Ministro das Finanças e da Administração Pública aquando da tomada de posse da Sr.ª Secretária-Geral, Dr.ª Teresa Nunes).
Tal é o reconhecimento – pela mais alta esfera ministerial – do trabalho desenvolvido pela Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMFAP) na área de arquivo, não só no respeita a documentação histórica, mas também a documentação administrativa. De facto, além das responsabilidades na preservação da memória histórica do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP), a Secretaria-Geral tem desenvolvido, desde 2007, pelos técnicos da Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD) e por empresas em regime de outsourcing, um intenso trabalho de descrição e avaliação da documentação do Arquivo Intermédio da SGMFAP e de avaliação extraordinária dos fundos entregues à sua guarda.
Através da aplicação da tabela de selecção constante da Portaria n.º 879/2003 de 21 de Agosto e recorrendo aos prazos que esta define para as séries documentais, tem sido concretizada a avaliação da documentação em Arquivo Intermédio, e consequente definição dos volumes documentais cujo destino final é a eliminação. Há a enfatizar a importância do tratamento a nível do processo, atribuída às séries referentes aos acidentes em serviço e processos individuais dos funcionários, da SGMFAP e gabinetes governamentais.
Relativamente ao conjunto de fundos à guarda da SGMFAP, este inclui a documentação proveniente de vários organismos extintos: Instituto de Investimento Estrangeiro, Estação de Tratamento de Lixo de Beirolas, Inspecção de Créditos e Seguros e algumas Estruturas de Missão criadas para desempenharam funções junto do MFAP, como a Comissão Nacional do Euro, Defesa do Contribuinte, Estrutura de Apoio à Gestão dos Investimentos para a Reforma do Estado (EAGIRE) e Unidade de Coordenação da Luta contra a Evasão e Fraude Fiscal e Aduaneira (UCLEFA).
No conjunto, os resultados de todo o trabalho desenvolvido a nível do Arquivo Intermédio do MFAP, ao longo do período de tempo em causa (ainda que não tenha sido possível que este trabalho se processasse de forma contínua, derivado de limitações a nível dos recursos humanos e financeiros), traduziu-se em, aproximadamente:
- 41 500 registos, em base de dados e ficheiros Excel;
- 890 metros lineares de documentação avaliada (500 metros lineares por avaliar);
- 260 metros lineares de documentação eliminada e 111 metros lineares a eliminar brevemente.
Todo o trabalho desenvolvido neste contexto contribui, como se mostra, para uma real optimização dos espaços, uma maior eficiência do processo de gestão documental e, consequentemente, para uma mais rápida e eficaz resposta aos Organismos do MFAP e ao cidadão.
Veja fotografias da área de trabalho do Arquivo Intermédio - clique aqui
2010-09-29