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Em Portugal cada vez mais organismos públicos e privados aderem aos suportes micrográficos como instrumento de preservação.
Com efeito, para os suportes micrográficos é transferida informação, não só contida em documentos e livros, mas também em desenhos técnicos.
O suporte micrográfico mais utilizado é o microfilme. Este facto deve-se essencialmente a cinco factores que passamos, de seguida, a enumerar.
Primeiro factor, a promulgação do D.L n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e a sua posterior revisão materializada no D.L n.º 121/92, de 2 de Julho.
Face ao avolumar de grandes massas documentais constantes em inúmeros organismos da Administração Pública houve a necessidade de se proceder à implementação da gestão dos documentos produzidos em diversos domínios, nomeadamente, recursos humanos, financeiros e patrimoniais.
Através destes decretos racionalizaram-se as práticas relativas ao tratamento das séries documentais disciplinando-se, desta forma, o ciclo de vida dos documentos de arquivo através da introdução das tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos.
Estes procedimentos, aliados à generalização da prática de transferência de suporte, tiveram como intuito controlar o volume documental de modo a facilitar a recuperação da informação.
Segundo factor, as cópias obtidas a partir de microfilme têm valor probatório e são o único suporte aceite em tribunal como prova, depois da eliminação do documento original.
Terceiro factor, o processo micrográfico enquanto meio tecnológico não se tornou obsoleto, pelo contrário, a sua evolução acompanhou a era das novas tecnologias e, facilmente, se adaptou a estas.
Desenvolveram-se, por exemplo, sistemas híbridos através dos quais os documentos são microfilmados e digitalizados em simultâneo, bem como, sistemas que possibilitam a conversão da informação contida no microfilme para suporte digital.
Quarto factor, o processo de microfilmagem apresenta custos reduzidos comparativamente a outros processos de transferência de suportes.
Quinto factor, o microfilme dá-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade de reprodução, quando aplicadas as normas técnicas de qualidade existentes para os sistemas micrográficos. Testes efectuados mostram que, se todos os parâmetros de qualidade forem cumpridos durante o processo da microfilmagem, os suportes em poliester podem durar até 500 anos.
Em Portugal, é o Instituto Português de Qualidade a entidade responsável pela coordenação, gestão geral e desenvolvimento do Sistema Português de Qualidade. Compete-lhe também assegurar e manter a ligação com outros organismos internacionais de normalização, nomeadamente, a International Organization for Standardization (ISO) que não só define, como, a nível internacional, estipula as normas de transferência de suportes.
Realizado o controlo de qualidade é possível garantir e assegurar a integridade e autenticidade da informação, podendo, a partir daqui, optar-se por várias soluções relativamente ao que fazer às massas documentais, designadamente, salvaguardá-las do manuseamento, ou, pelo contrário, destruí-las.
Olinda Soares / Novembro de 2003
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