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O Despacho 19 810/2003 da Ministra de Estado e das Finanças Manuela Ferreira Leite, prevê a criação de um projecto com o objectivo de conceber, desenvolver e implementar um sistema de gestão de documentos electrónicos do Ministério das Finanças, tendo como âmbito o fluxo electrónico dos documentos objecto de decisão pelos Membros do Governo no Ministério das Finanças, nas suas interacções com os principais organismos que superintendem.
Assim, considera-se que um Sistema de Gestão de Documentos Electrónicos (SGDE) que abranja o universo do Ministério das Finanças e da Administração Pública, incluindo o Gabinete do Ministro, Secretarias de Estado e Direcções Gerais, pressupõe a existência de uma Macro-estrutura Temática (Plano de Classificação Comum), por funções, que forneça um método uniforme de classificação e codificação no sistema em questão, levando a uma identificação única e permitindo a rastreabilidade dos documentos.
Pretende-se implementar um sistema da gestão de documentos electrónicos, criando as condições de interoperabilidade semântica necessária à transferência segura dos documentos, através de uma classificação independente da estrutura orgânica do MFAP de forma a garantir a sua utilização no tempo, independentemente da ocorrência de eventuais reestruturações e/ou remodelações ministeriais.
A base lógica de ordenação e pesquisa é o “assunto” do documento (pasta/processo) - conjunto de documentos que se referem ao mesmo trabalho.
Deste modo, será possível obter a participação do universo dos organismos objecto deste trabalho e, por aproximações sucessivas, obter uma Macro-estrutura temática e um conjunto de metadados representativos das actividades desenvolvidas.
Pretende-se iniciar a desmaterialização de circuitos documentais entre os vários organismos integrantes do sistema e com isto desencadear uma profunda mudança cultural no funcionamento interno do Ministério, com ganhos significativos em tempo, rigor, qualidade e integração na instrução e formulação da tomada de decisão.
A Secretaria-Geral do Ministério das Finanças está envolvida neste projecto desde o início, 2004, tendo adoptado a seguinte linha de orientação: adaptação numa primeira fase do plano de classificação à Macro-estrutura uma vez que todos os organismos têm que “encaixar” nesse grande chapéu. Numa segunda fase procedeu, no sector de expediente, ao registo electrónico de entradas e saídas. Assim, todos os documentos são digitalizados e distribuídos pelos diversos serviços da Secretaria-Geral. Deste modo coexistindo os dois sistemas, ou seja, o papel acompanha o electrónico.
Numa fase posterior pretende-se determinar quais os processos que podem ser desmaterializados e aqueles que, pela sua natureza, têm que continuar a circular em papel. Procurando assim alargar este procedimento ao maior número possível de fluxos documentais internos.
Paralelamente a este projecto, a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças participa num outro, inter-ministerial, coordenado pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, juntamente com a Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna, Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente do Território e do Desenvolvimento Regional, com a colaboração do Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo. O projecto denominado PCM – Plataforma Comum de Modernização – com a componente de Interoperabilidade de Sistemas de Gestão Documental, desenvolveu-se a partir da Macro-estrutura Temática criada pelo Ministério das Finanças, adaptada a um universo mais alargado e reflectindo apenas as funções meio dos organismos participantes.
Desta forma, a Secretaria-Geral caminha para um futuro com menos papel, menos burocracia, permitindo o acesso mais rápido aos documentos e assegurando a transição dos documentos para as outras fases de arquivo, intermédio e definitivo.
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