Nas sociedades industrializadas ocidentais, a cada vez mais rápida troca de informação entre os diferentes países e as diferentes pessoas tem vindo a encurtar distâncias e a obrigar à reformulação das formas de organização dessas mesmas sociedades, quer seja em termos sociais, económicos, políticos ou culturais.
Perante esta conjuntura de um mundo de informação massiva e em constante mudança, torna-se absolutamente necessário o tratamento dessa mesma informação, por forma a que esta possa ser devidamente assimilada e tornar-se, por sua vez, em conhecimento.
A ciência arquivística tem um papel incontornável na criação desta sociedade do conhecimento, ao recolher, diagnosticar, avaliar, seleccionar, classificar e preservar ou destruir informação corrente ou que possua valor histórico.
Para mais, esta informação pode apresentar-se como tendo características que diferem entre si, sendo que o seu tratamento ter-se-á que adequar ao tipo de informação, forma do documento e suporte em que está inscrita a mesma informação.
Desta forma, sendo que todos os documentos procedem de uma entidade ou organização, dependendo a sua gestão e tratamento das características fundamentais da actividade ou actividades desenvolvidas por essa mesma organização, temos que todos os arquivos são diferentes entre si, quão diferentes são também as organizações de que procedem.
Todo o processo de gestão dos documentos está relacionado com a realidade da instituição, no entanto, também o trabalho desenvolvido pela instituição está dependente da forma como é feita a gestão da sua informação. As instituições que compreendem esta relação de interdependência são as instituições que melhor e mais rapidamente se conseguem impor na lógica do mercado.
Não só a relação entre arquivo e organização é fundamental e uma de interdependência, como pela observação do arquivo se pode perceber o interesse e a compreensão que a organização possui relativamente à questão da gestão da sua informação.
Pretende-se, então, problematizar a relação de causalidade existente entre a gestão documental e a gestão da empresa. Sendo que a relação estreita entre poder e informação é cada vez mais relevante na sociedade ocidental, tal é visível também na realidade portuguesa e, pela observação e análise dos arquivos públicos e privados portugueses, rapidamente se pode concluir que a ligação entre poder de decisão, ou poder politico-económico, e gestão da informação se traduz num maior ou menor investimento a este nível, de acordo com os interesses daqueles que consideram essencial ou supérfluo conservar a memória de determinados sectores de actividade.
A nível do sector privado, a gestão documental começa já a assumir um papel de maior relevância, no entanto, a nível do sector público, o desinvestimento observado em alguns arquivos passa não só pela desinformação das chefias, que não se encontram sensibilizadas para o problema da gestão documental, como também pelo interesse estratégico do Estado em alguns sectores e pelo desinteresse por outros. Os sectores de maior interesse do ponto de vista governativo são aqueles que se encontram ligados à Economia ou à Defesa, ou seja, a pontos estratégicos para o poder político. Desta forma, o Estado parece associar o investimento financeiro nos arquivos aos seus interesses económicos, políticos e militares.
A incompreensão do papel de um Arquivo e do Arquivista enquanto entidades dinâmicas e contribuintes para o desenvolvimento não só económico, como também social e cultural de um país, ainda se encontra instalada não só ao nível das chefias do sector público, mas também ao nível das direcções e conselhos de administração do sector privado.
Mesmo quando essa compreensão existe, ela é existente apenas ao nível da sua importância económica e política, pelo investimento na preservação, organização e gestão interna da informação, sendo sistematicamente esquecida ao nível da sua importância social e cultural. Isto mesmo se verifica, quando falamos de serviços de consulta e leitura. Não há investimento financeiro ou a nível de pessoal na criação, desenvolvimento e divulgação de serviços que dinamizem e revitalizem a ligação entre o arquivo e o público.
Enquanto esta ligação não for estabelecida e fortalecida, a incompreensão do que é um Arquivo e do que deve ser um profissional de Arquivo irá manter-se, consequentemente perpetuando o ciclo de desconhecimento, logo, desinvestimento, logo atraso no desenvolvimento, logo perda de poder a todos os níveis.
Ana Bacalhau